Papierloses Büro: Der Weg zur digitalen Buchhaltung

Mit dem Einzug der digitalen Wende kamen auch viele Veränderungen für Unternehmen. Ob Buchhaltung, Büroarbeit, Verträge oder Präsentationen – mithilfe der Digitalisierung kann man nicht nur allen Mitarbeitern den ständigen Zugriff auf wichtige Unterlagen und Daten ermöglichen, sondern auch hohe Kosten sparen. Bedenkt man allein die Kosten, welche anfallen für Computer, Schreibtische und Miete für Mitarbeiter und Büro, können hohe Kosteneinsparungen erzielt werden. Zudem verzichtet man noch auf Papier und diverse Ausdrucke, wird die Ersparnis noch grösser.

Unternehmen haben laut Studien ein großes Einsparungspotenzial. So kann man pro Ausgangsrechnung durchschnittlich 6,60 Euro einsparen. Eingangsrechnungen kosten den Unternehmer dabei sogar nur noch 6,– Euro anstatt 17,60 Euro. Das sind gesamt sogar 64% und wenn man das auf jede Rechnung bezieht ist das Potenzial enorm. Diese Einsparpotentiale haben mehrere Gründe:

  • Liegezeit: Papierrechnungen liegen 75% der Zeit im Posteingang oder -ausgang
  • Transport: Sie werden 20% der Zeit von A nach B transportiert
  • Bearbeitung: Nur 5% der Zeit werden sie bearbeitet.

Optimierungen kommen jedoch nicht nur bei den Kosten zum Vorschein, sondern auch beim Zeitaufwand, den man reduzieren kann im papierlosen Büro. So kann man natürlich wichtige Abrechnungen oder Dokumente im virtuellen Ordner viel schneller finden, als wenn man einen Stapel Akten im Büro durchsucht. Effizienter kann man auch arbeiten, wenn alle Mitarbeiter, inklusive Kunde und der Buchhalter einfach auf Dokumente zugreifen können und man so viel schneller Informationen austauschen kann. Wer online arbeitet und Daten ablegt kann auch überall darauf zugreifen.

Wenn man als Einzelunternehmer oder kleine Firma jetzt neu startet, ist es durchaus leichter von Beginn auf ein papierloses Büro zu etablieren. Kunden und Lieferanten können von Anfang an darauf eingestellt werden, dass man digitale Prozesse im Unternehmen elementar einsetzt.

Weltweit werden jährlich rund 500 Milliarden Rechnungen versendet. 40 Milliarden werden davon im Jahr 2014 elektronisch übermittelt. Im Europaweiten Vergleich liegen hier die Skandinavischen Länder vorn. Laut eines Berichts der Europäischen Kommision liegt das Einsparpotenzial von E-Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro. Hauptgründe dafür sind eine schnellere Datenverarbeitung (z.B. bei der Buchführung wechseln heute viele auf digitale Buchhaltung) und weniger Druck- und Portokosten (vergleiche Artikel vom Weg zum digitalen Büro) aber auch Mobilität und schnellere, effizientere Zahlungsvorgänge.

(Quelle: Getmyinvoices.com)

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