Accounto-Leitfaden

 

Belegflow – oder, wie kommt ein Beleg ins Accounto-System?

Wenn Sie sich einloggen finden Sie unter «Einstellungen» -> «Firma» eine sehr lange E-Mailadresse. Das ist ihre sogenannte Inbound-Mail. An diese E-Mail Adresse senden Sie ab sofort all ihre Belege.

Diese Mailadresse erkennt lediglich Dateianhänge (PDF, Excel, Word, PNG, JPG, …). Betreff und Text werden weder gelesen, noch bearbeitet. Deshalb ist es wichtig, dass Sie nur Ihre Belege an diese Mailadresse senden (keine Textmails). So gelangen diese direkt in ihren Accounto-Account und können von uns weiterverarbeitet werden.

Senden Sie keine Belege an personalisierte Mitarbeiteradressen oder unsere Supportadresse, ausser dies wird ausdrücklich von einem Accounto-Mitarbeiter verlangt. Ebenfalls sollte auf Doppelsendungen, oder das Senden von unvollständigen Dokumenten verzichtet werden.

Pro Dokument ein Beleg. Bitte verzichten Sie darauf, mehrere Belege in einem PDF zu senden. Das Accounto-System kann dies nicht weiterverarbeiten. Es wird nur der erste Beleg erkannt.

Die Dokumente werden von Accounto innerhalb von einem Tag bearbeitet. Sollten Sie Anmerkungen zu den Belegen haben, bitten wir Sie, diese direkt auf den Beleg zu schreiben.

Sollte auf dem Beleg die Zahlungsart (Bar, Kreditkarte, EC, ..) nicht klar ersichtlich sein, vermerken Sie diese direkt auf dem Beleg. Nur so können wir eine korrekte Buchhaltung garantieren.

Bitte reissen Sie keine Teile der Belege ab. Accounto benötigt für eine korrekte Buchhaltung immer den kompletten Beleg.

 

Spesen

Handelt es sich um Spesen, vermerken Sie bitte «Spesen Name Mitarbeiter» auf dem Beleg. So kann der Beleg korrekt erfasst und ausbezahlt werden.

 

Privatausgaben

Privatausgaben welche über das Privat- bzw. Kontokorrentkoto gebucht werden sollen, kennzeichnen Sie, in dem Sie «Privat Name Mitarbeiter» auf den Beleg schreiben.

 

Kommentare auf der Accounto Plattform

Kommentare, welche Sie auf Accounto verfassen, werden von Accounto weder gelesen noch bearbeitet. Die Kommentare dienen lediglich Ihnen als internes Werkzeug. Kommunizieren Sie deshalb bitte nicht über die Kommentarfunktion mit Accounto.

 

Debitoren erfassen

Links im Menü «Verkauf» können Sie ab sofort ganz einfach ihre Offerten, Aufträge und Rechnungen erstellen. Sollten Sie dazu weitere Fragen haben, melden Sie sich bitte beim Accounto Support unter 061 551 01 05 oder per Mail an [email protected]

Wenn Sie die Debitorenrechnungen über ein anderes ERP-System abwickeln, senden Sie bitte regelmässig alle Debitorenrechnungen als PDF an Ihre Inbound-Mail weiter.

 

Kreditoren bezahlen

Kreditorenrechnungen, welche Sie an Ihre Inbound-Mail senden, werden innerhalb von 24 Stunden auf der Accounto Plattform unter «Buchhaltung» -> «Kreditoren visieren» erscheinen. Dort visieren Sie die Rechnung in einem ersten Schritt, damit die interne Kontrolle ihrerseits gewährleistet bleibt. Danach erscheint die Rechnung unter «Kreditoren bezahlen», wo sie durch einen Klick bezahlt werden können. Wählen Sie dazu die Rechnungen, welche Sie begleichen möchten an und drücken den Button «Jetzt bezahlen». Accounto wird danach das Zahlungsfile vorbereiten und in Ihr E-Banking stellen. Im E-Banking müssen die Zahlungen noch ein letztes Mal von Ihnen freigegeben werden. Sie erhalten eine E-Mail von Accounto, sobald das File im E-Banking freigegeben werden kann.

 

Bitte geben Sie die Zahlungsfiles zeitnah frei und nehmen Sie keine Anpassungen vor. Nur so können wir eine tagesaktuelle Buchhaltung sicherstellen.

 

Aufgabenmanagement

Accounto benutzt das Aufgabenmanagement-Tool, um Rückfragen zu Belegen oder Kontobewegungen bei Ihnen zu erledigen. Sie bekommen täglich eine E-Mail mit neuen und noch offenen Aufgaben. Bitte erledigen Sie diese zeitnah. Als Antwort können Sie uns jeweils einen Kommentar hinterlassen.

 

Andere Anfragen

Bei weiteren Anfragen hilft Ihnen der Accounto-Support gerne weiter!

Per Mail an: [email protected]

Per Telefon: 061 551 01 05

 

Bitte senden Sie keine Anfragen an personalisierte Mailadressen der Accounto Mitarbeiter. Unser Support leitet jegliche Anfragen gerne weiter.