Buchhaltung einfach erklärt 1

Diese Sache mit der Buchhaltung… Wie läuft das nochmal, warum muss man sie führen und was bedeutet schon wieder Kreditor? Diese und weitere Fragen werden wir mit unserer Blog-Reihe «Buchhaltung leicht erklärt» beantworten. Danach werden auch Sie ihren Buchhalter ohne Probleme verstehen!

Beginnen wir direkt am Anfang: Warum muss man eine Buchhaltung führen, wenn man gewerblich tätig ist?

Eine Buchhaltung muss geführt werden, so bald man eine gewerbliche Tätigkeit ausführt. Das schreibt das Schweizer Gesetz so vor. Die Steuerbehörde muss, wenn sie dies wünscht, Einsicht in alle Belege und Konten erhalten.

Doch es gibt zwei verschiedene Arten von Buchhaltung. Die einfache und die doppelte Buchhaltung. Die doppelte Buchhaltung wird nur bei Unternehmen gefordert, welche dem Handelsregister unterliegen. Dazu jedoch später mehr.

Sehen wir uns zuerst einmal die einfache Buchhaltung genauer an.

Die einfache Buchhaltung, auch Offenposten-Buchhaltung genannt, ist die einfachste Art eine Buchhaltung zu führen. Man könnte Sie auch Ordner-Buchhaltung nennen. Einfach erklärt führt man vier Ordner.

Kreditoren nennt man in der Fachsprache Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (VLL).

Debitoren nennt man in der Fachsprache Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (FLL).

Ordner eins: Offene Kreditoren

Ordner zwei: Bezahlte Kreditoren

Ordner drei: Offene Debitoren

Ordner vier: Bezahlte Debitoren

Erhält man eine Rechnung, legt man Sie erst im Ordner eins ab. Bezahlt man sie dann (per e-Banking oder Einzahlung am Postschalter) schreibt man das Bezahldatum, sowie den Bezahlweg (e-Banking, Bar, Maestro, Kreditkarte, ..) auf die Rechnung und legt sie in Ordner zwei ab. Dasselbe Spiel bei einer Rechnung, welche man an einen Kunden schreibt und sendet. Die Kopie legt man erst im Ordner drei ab, sobald der Kunde zahlt, schreibt man das Bezahldatum sowie den Bezahlweg auf die Rechnung und legt sie in Ordner vier ab. Für jedes Jahr wird am besten ein neuer Ordner angelegt. Auch hier gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Die einfache Buchhaltung ist kurz gesagt eine Übersicht über alle Einnahmen und Aufgaben nach Datum sortiert. Daraus lässt sich lediglich ableiten ob ein Gewinn oder ein Verlust erwirtschaftet wurde.

Wichtig ist, dass alle Belege geordnet vorhanden sind. Die Geschäftsfälle müssen komplett nachvollziehbar sein.

Eine einfache Buchhaltung darf jeder führen, der weniger als CHF 100 000 Jahresumsatz macht. GmbHs und AGs sind jedoch immer dazu verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen.

Was sind eigentlich Kreditoren?

Ein Kreditor ist ein Lieferant. Das heisst, wenn Accounto Ihnen eine Rechnung schreibt für das Führen der Buchhaltung, so ist Accounto Ihr Kreditor. Kreditorenrechnungen sind also Rechnungen, welche Sie (oder Ihr Unternehmen) bezahlen müssen.

Und Debitoren?

Debitoren sind Ihre Kunden. Schreiben Sie einem Ihrer Kunden eine Rechnung, dann handelt es sich um einen Debitorenrechnung. Das natürlich nur in Ihrem Unternehmen betrachtet. Klarer gesagt: Die Rechnung, welche Accounto Ihrem Unternehmen stellt, ist aus der Sicht von Accounto eine Debitorenrechnung. Aus Ihrer Sicht (bzw. aus der Sicht Ihres Unternehmens) handelt es sich aber um eine Kreditorenrechnung.

Im nächsten Blogbeitrag werden wir uns mit Begriffen wie Doppelte Buchhaltung, Aufbewahrungspflicht, Umsatz, Erfolgsrechnung und Bilanz befassen. Gibt es Begriffe, die Ihnen nicht ganz klar sind in Bezug auf die Buchhaltung, oder Fragen, welche Sie nachts nicht ruhig schlafen lassen? Schreiben Sie uns eine Mail, wir klären sie gerne in einem Blogbeitrag!



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