Accounto

Accounto erklärt (Teil 2): Angebote, Auftragsbestätigungen und Kundenrechnungen

In dieser Reihe von Blogbeiträgen möchten wir Accounto ein wenig detaillierter erklären. Sie finden auf der Seite «Funktionsübersicht» sämtliche wichtigen Funktionen in der Übersicht. In diesem zweiten Artikel gehen wir auf einen weiteren grundlegenden Funktionsbereich ein: Das Schreiben von Offerten, Auftragsbestätigungen und Kundenrechnungen.

Angebote schreiben

Mit Accounto können Sie Angebote für Ihre Kunden auf einfache Weise schreiben. Damit Sie dafür keine Schulung benötigen haben wir das Offerten und Rechnungsmodul so einfach wie möglich aufgebaut.

Schluss mit komplizierten Offert- und Rechnungsmasken: What you see is what you get

Sie sehen daher direkt bei der Erstellung schon das fertige Dokument vor sich und sehen auf einer simplen Checkliste was Sie noch einfüllen müssen.

Accounto - Schluss mit komplizierten Offert- und Rechnungsmasken: What you see is what you get

Offertangaben definieren

Sie können allgemeine Informationen für die Offerte frei vergeben. Da viele unserer Kunden für Private wie auch für Firmenkunden arbeiten, können Sie jede Offerte entweder inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer ausweisen.

Accounto - Offertangaben definieren

Offert & Rechnungstexte

Texte für Offerten die Sie immer wieder verwenden können Sie aus verschiedenen Vorlagen auswählen. Das erleichtert die Offerterstellung erheblich. Zudem lernt Accounto welche Textbausteinen Sie bei welchen Kunden verwenden und setzt diese bereits ein.

Accounto - Offert & Rechnungstexte

Offertpositionen und Artikelverwaltung

Nach dem selben Prinzip werden auch die Rechnungspositionen verwaltet und eingefügt. Artikel können im Vornherein oder bei der Erstellung des Angebots ad-hoc angelegt werden. Innerhalb der Offertpositionen können auch Gliederungen vorgenommen werden. Das ist besonders praktisch, wenn Sie z. Bsp. Arbeiten an verschiedenen Objekten für denselben Kunden vornehmen.

Accounto - Offertpositionen und Artikelverwaltung

Workflow: Offerte -> Auftrag -> Rechnung

Der Workflow in Accounto ist so aufgestellt, dass eine Offerte in eine Auftragsbestätigung und eine Auftragsbestätigung in eine Rechnung umgewandelt werden kann. So müssen nicht immer alle Daten wieder manuell übernommen werden. Selbstverständlich können die Dokumente jeweils wieder geändert werden.

Accounto - Workflow: Offerte -> Auftrag -> Rechnung

Verwalten Sie Ihre Aufträge über diesen Mechanismus hat das den Vorteil, dass Sie jederzeit auf Accounto sehen können wie viele Offerten und Auftragsbestätigungen sie in welchem Betrag offen haben. Das hilft Ihnen den Überblick zu behalten.

Trotzdem ist es natürlich auch jederzeit möglich direkt eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung zu schreiben.

Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen versenden

Das Versenden der Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen kann auf drei Arten erfolgen.

Rechnung per E-Mail versenden

Senden Sie die Rechnung per E-Mail, schlägt Ihnen Accounto automatisch einen Versandtext und die E-Mail des Kunden vor. Sie brauchen also kein Dokument zu speichern und manuell zu versenden. Zudem können Sie den E-Mail Text entweder aus der Vorlage übernehmen oder etwas Individuelles schreiben.

Accounto Rechnung per E-Mail versenden

Per Post durch Accounto versenden

Auch wenn es immer weniger wird: Manche Kunden verlangen eine Offerte, Auftragsbestätigung oder Rechnung auf Papier. Dies lösen Sie mit Accounto ganz einfach in dem Sie die Option Versand durch Accounto anwählen. Wenn Sie diese Option vor 17:00 Uhr eines Werktages auswählen versendet Accounto die Rechnung noch am selben Tag. Die Portokosten sind bereits inklusive. Viel wichtiger: Sie sparen sich den ganzen Aufwand mit Umschläge besorgen, auf die Post gehen etc.

Accounto - Per Post durch Accounto versenden

Selber ausdrucken

Wenn Sie die Offerte, Auftragsbestätigung oder Rechnung für den Kunden selber ausdrucken möchten, zum Beispiel, wenn Sie dem Kunden das Dokument persönlich geben möchten können Sie das einfach tun. Einfach die entsprechende Option auswählen und das so erstellte PDF ausdrucken.

Accounto - Selber ausdrucken

 

Logo auf Dokumenten

Für alle Dokumenten können Sie Ihr Firmenlogo und eine entsprechende Fußzeile hinterlegen. Das ist flexibel möglich und kann selbst für zwei verschiedene Offerten unterschiedlich gehandhabt werden. Später werden wir zudem die Möglichkeit bieten, eine PDF Vorlage in Accounto hochzuladen um auch komplexere Rechnungsdesigns abzubilden.

Accounto - Logo auf Dokumenten

 

Demo von Accounto

Gerne zeigen wir Ihnen Accounto. Melden Sie sich einfach hier für eine (nicht begleitete) Demo an. Gerne beantworten wir auch Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns einfach.

1Kommentar
  • Ralph Linge-Boom
    Posted at 05:42h, 08 November Antworten

    Ich wäre sehr an Ihrem Produkt interessiert!
    Bin ein StartUp im Bereich Design und habe von Buchhaltung so gar keine Ahnung und nicht das Geld jemanden anzustellen der/die das für mich erledigen könnte – also DIY!

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