Accounto - Teil 1

Accounto erklärt (Teil 1): Beleg-Verarbeitung und laufende, automatische Buchhaltung.

Accounto ist die weltweit erste Buchhaltungslösung welchen Kleinunternehmern die ganze Administration und Buchhaltung inkl. Jahresabschluss und Steuererklärung sozusagen 360° zu einem monatlichen pauschalen Betrag abnimmt.

Es ist toll mit einem Konzept und Produkt der erste am Markt zu sein. Zum anderen stellen wir aber immer wieder fest, dass es nicht so einfach ist, unseren neuen Kunden Accounto zu erklären. Zu fest verharren so manche Unternehmer in fixen Vorstellungen darüber wie Buchhaltung bisher war. Dass man mit Acounto nur noch das Ergebnis der Arbeit erhält, ohne aber die Buchhaltungsarbeit dafür rein zu stecken, ist auf den ersten Blick unwirklich.

Unser oberstes Ziel ist es, Kleinunternehmern so viel wie nur irgendwie
möglich an administrativer Arbeit abzunehmen.

 

Wir teilen mit unseren Kunden die Auffassung, dass das allermeiste dieser Arbeit nur notwendiges Übel ist. Diese Arbeit verdient kein Geld für das Kleinunternehmen, im Gegenteil, sie stellt meist zudem ein rechtliches Risiko dar.

Mit Accounto werden Sie alle diese Arbeiten mit einem Schlag los. Unsere Berechnungen zeigen, dass der durchschnittliche Zeitaufwand für alles Administrative in Kleinunternehmen mit Accounto von rund 3-6h pro Woche auf 10 Minuten reduziert wird. Was an Arbeit für Sie als Kunde bleibt, sind Dinge, die wir Ihnen beim besten Willen nicht abnehmen können: Dazu zählen z. Bsp. die Entscheidung, welche Lieferanten wann bezahlt und welche Kundenrechnungen wann geschrieben werden sollen.

Da Sie mit Accounto Ihre Administration und vor allem auch Ihre Zahlen tagesaktuell von überall her im Griff haben, können Sie diese 10 Minuten irgendwann erledigen. Zum Beispiel während Sie auf einen Kunden warten. Wir wollen, dass Handwerker und Kleinunternehmer abends auch wirklich Feierabend haben. Warum? Ganz einfach, wir waren lange und sind noch immer Kleinunternehmer. Wir wissen wie es sich anfühlt sich am Sonntag um Administratives kümmern zu müssen.

In dieser Reihe von Blogbeiträgen möchten wir daher Accounto ein wenig detaillierter erklären. Sie finden auf der Seite «Funktionsübersicht» sämtliche wichtigen Funktionen in der Übersicht.

In diesem ersten Artikel gehen wir auf zwei grundlegende Funktionen ein: Die Verarbeitung von Papier- und elektronischen Belegen und die laufende, automatisierte Buchhaltung.

Wie werden Belege verarbeitet?

Sämtliche Belege werden über eine für Sie personalisierte E-Mail-Adresse in die Accounto Plattform gelesen. Dort klassifizieren wir die Dokumente automatisch in verschiedene Kategorien. Buchhaltungs-Relevante Belege gelangen dann zur automatischen Verbuchung, alle anderen Belege werden auch gespeichert und stehen Ihnen in der Dokumentenverwaltung zur Verfügung.

Das heißt für Sie, dass sie auch nicht buchhalterische, x-beliebige Dokumente in Accounto verwalten können.

Es gibt dabei 3 verschiedene Wege wie Belege eingeliefert werden können:

Die beste Lösung: Postumleitung

Wir empfehlen allen unseren Kunden, direkt die Post an uns weiter zu leiten. Wir digitalisieren rechtlich sicher sämtliche eingehende Post tagesaktuell und Sie sehen neu eingegangene Dokumente umgehend in Accounto. Damit sind Sie das mühsame öffnen und sortieren der Post los. Auf wichtige Dokumente, z. Bsp. eingeschriebene Briefe, weisen wir Sie per E-Mail gesondert hin. Werbung filtern wir standardmässig aus und entsorgen diese.

Die gesammelten Belege bewahren wir für Sie auf oder senden Ihnen diese einmal jährlich zu. Wir empfehlen Ihnen die Postumleitung unbedingt, denn sie ist eine riesige Erleichterung. Damit Sie die Post umleiten können, benötigen Sie die Accounto Option «Papierdokumente».

Selber scannen

Natürlich steht es Ihnen auch frei die Dokumente selber bei sich zu scannen und an uns zu senden. Einen entsprechenden Scanner können Sie in der Accounto – App kaufen.

Der mit dem Selber-Scannen verbundene Aufwand ist jedoch beträchtlich und wir empfehlen es daher nicht. Sie bürden sich damit etwas auf, was wir in einem Bruchteil der Zeit und Kosten für Sie erledigen können.

Belege nachsenden

Ein kleiner Teil unserer Kundschaft schickt uns Belege einmal monatlich oder wöchentlich zu. Auch dies ist ein gangbarer Weg. Der Nachteil dieser Variante ist allerdings, dass wir nicht sämtliche Daten tagesaktuell verarbeiten können. Die Zahlen im Accounto Cockpit werden daher bei dieser Methode immer ein wenig ungenau sein.

Um die Belege auf diesem Weg zu Accounto einzuliefern, benötigen Sie ebenfalls die Option «Papierbelege».

Spesenbelege

Spesenbelege können Sie mit Ihrem Smartphone fotografieren und an Ihre E-Mail-Adresse schicken. In naher Zukunft wird es die Accounto Smartphone App geben welche unter anderem auch das Spesenbelege einsenden automatisieren wird.

Laufende, automatische Buchhaltung

Wie oben bereits erwähnt, klassifizieren wir eingehende Dokumente in verschiedene Kategorien. Der Löwenanteil dieser Belege sind in der Regel Kreditorenrechnungen. Die Daten dieser Rechnungen lesen wir aus und verbuchen die Rechnung automatisiert als offenen Posten. Sobald dies geschehen ist, sehen Sie die Kreditorenrechnung in Accounto unter «Lieferantenrechnungen».

Auf dieselbe Weise verbuchen wir auch sämtliche anderen Belege. Bankauszüge verarbeiten wir nach Eingang oder aber über einen E-Banking-Zugang den wir von Ihnen erhalten (selbstverständlich ohne Zeichnungsberechtigung). Zudem implementieren wir in den nächsten Wochen eine erste Bankschnittstelle. Die Postfinance ist als traditionelles KMU Institut ist dafür perfekt prädestiniert. Damit wird es möglich sein, das Postfinance-Konto komplett in Accounto zu integrieren. Weitere Schnittstellen werden wir zügig einbauen.

Als Resultat dieser laufenden Buchhaltung ergeben sich die aktuellsten Finanzzahlen und die Mehrwertsteuerabrechnungen. Diese werden komplett und pünktlich durch uns erstellt – Sie müssen nur noch unterschreiben.

Demo von Accounto

Gerne zeigen wir Ihnen Accounto. Melden Sie sich einfach hier für eine (nicht begleitete) Demo an. Gerne beantworten wir auch Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns einfach.

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